BOM DESEMPENHO COMEÇA PELA MESA

Uma mesa com papéis amontoados é sinônimo de profissional cheio de trabalho? Nem sempre. Geralmente significa bagunça. A organização é fundamental para que o profissional possa dar vazão ao serviço e para que prazos não sejam perdidos porque um convite ou um documento ficou soterrado não foi visto a tempo.

Para isso, precisamos ser autodisciplinados e organizados. Cada um pode criar seu método, fazendo pilhas de prioridades ou de pendências, por exemplo.

Existem algumas ferramentas que podem ajudar a organizar a vida no trabalho. A vantagem é que não custam caro, como um a caixa de entrada e um fichário de mesa. Segundo o livro “O programa de eficiência pessoal” o objetivo, quando se arquiva qualquer coisa é encontra-la novamente. Para isso, o livro aponta a importância do uso das etiquetas.

Parar de empilhar papéis também facilita o andamento do trabalho. O melhor a fazer é definir seu destino assim que chegam ou seja responder no ato, colocar na pasta de follow up ou encaminhar para outra pessoa.

FERRAMENTAS PARA ORGANIZAR AS TAREFAS

Lembretes de afazeres. Ajudam o profissional a lembrar de cumprir suas ações e também servem como forma de sinalizar prioridades.

Pastas

Úteis para separar os papeis de acordo com um tema (assunto, projeto, meta, departamento etc). devem estar sempre etiquetadas para facilitar a procura.

Arquivo de follow up

É uma pasta que pode ser dividida em dias do mês ou em meses do ano. Nela são agendados retornos a serem dados, prazos de entrega de projetos, encontros, almoços, apresentações, datas de contas a pagar etc.

Sistema de bandejas Deve ficar em um lugar estratégico na mesa (de fácil acesso) para dar fluência ao trabalho. O ideal é dar andamento aos papéis de todas as caixas para evitar que os prazos sejam perdidos e que o material se acumule. O sistema é dividido em:

Caixa de entrada

Para correspondências, memorandos, avisos e materiais que acabam de chegar. Cuide desse material pelo menos uma vez por dia, eliminando o excesso (jogando fora), encaminhando para outros setores ou colocando na caixa de assuntos pendentes.

Assuntos pendentes

Para pendências de curto prazo (até dois dias) e ações que foram iniciadas, mas ainda não concluídas, porque dependem de um telefonema ou de informações extras.

Caixa de saída

Reúne assuntos concluídos que podem ser despachados. O ideal é cuidar dela várias vezes ao dia.

Fichário de mesa

Substitui uma agenda telefônica e é prática porque fica em cima da mesa ao alcance do profissional. As fichas ficam organizadas por ordem alfabética e são fáceis de serem consultadas.

Arquivo de trabalhos atuais

Usados para armazenar os projetos em andamento e funções de rotina. Devem ser mantidos à mão. Geralmente são colocadas pastas suspensas em uma gaveta larga, porque agüentam vários arquivos e facilitam a recolocação do material no lugar certo. Outra opção são as pastas sanfonadas, em que podem ser colocados envelopes etiquetados.

Arquivo de referência

Espaço reservado para arquivos inativos ou pouco consultados. Geralmente é usado para arquivar documentos dos meses anteriores. É interessante criar um índice para que qualquer pessoa consiga consultá-lo.

Arquivo morto

Destinado ao armazenamento de documentos e papéis usados nos anos anteriores. Cada empresa tem uma política própria sobre o tempo de armazenamento dos arquivos.