20 MANEIRAS DE ECONOMIZAR SEU TEMPO

A vida está tão corrida que não temos nem mesmo tempo para aprender apoupá-lo - lendo um livro ou indo a um curso de administração do tempo. E para quem está procurando por algumas dicas bem rápidas de fazer render seu tempo, aqui estão 20 sugestões para melhor administrá-lo:

1.       Não se apresse. Os erros ocorrem mais freqüentemente quando um trabalho é feito com pressa.  Se você não puder terminar tudo, ao menos faça as coisas mais importantes corretamente

2.       Na dúvida, pergunte. Comunicação inadequada é um verdadeiro "ralo" por onde o tempo escoa. Tenha orgulho de um trabalho bem feito, e não da capacidade adivinhar o que é requerido.  Perguntar é bem mais rápido do que tentar remendar.

3.       Ponha no papel. Nós todos precisamos de ajuda - lembretes - para impedir que uma miríade (quantidade indeterminada, porém grandíssima) de tarefas essenciais morram de negligência.  A pena é mais poderosa do que a espada -- e escreve muito melhor.

4.       Organize sua área de trabalho. Um local de trabalho bem organizado não é sinal de uma mente doentia; é sinal de uma mente organizada.  As pessoas são mais produtivas no trabalho quando tudo está arranjado de maneira ordeira.

5.       Planeje seu dia. Planos são corrimões que o guiam através das distrações do dia e o mantêm no curso.  Planeje logo no começo o que fará durante o dia, avalie o progresso em intervalos regulares, e meça os resultados no final.

6.       Programe suas tarefas. Os trabalhos da lista "para fazer" mostram apenas sua intenção em trabalhar nelas; mas programar tarefas importantes revela um compromisso para terminá-las.  Comprometa-se com você mesmo em trabalhar em tarefas de sua prioridade.  E mantenha seus compromissos.

7.       Mantenha seus arquivos em ordem. Quanto mais papelada se tem, mais difícil fica para encontrar qualquer coisa.  Não mantenha documentos que podem ser encontrados em algum outro lugar.  Arquive temporária, não permanentemente, marcando um "jogar fora no dia “___” nos papéis que poderá necessitar no futuro.  Na dúvida, jogue fora.  Faça uma "limpeza" em seu material regularmente.

8.       Se for delegar tarefas, marque prazos para o término. Nunca passe uma tarefa a alguém sem indicar quando deve ser terminada.  E anote a data em uma lista de “follow-up” (acompanhamento de ação realizada, a fim de aumentar ou avaliar a efetividade desta). Nunca use termos como "Urgente" ou "para ontem"; seja específico.  Se for uma tarefa com um prazo longo para terminar, verifique o andamento em intervalos predeterminados.

9.       Não seja perfeccionista. Se for fazer, faça-o bem.  Mas não gaste muito tempo em tarefas que não requerem um alto grau de exatidão ou de perfeição.

10.    Separe um momento diário de "sossego". Não tem de ser uma hora de silêncio total, nem mesmo precisa durar uma hora.  Mas todos precisam de um tempo para pensar em soluções, ou para permitir que sua criatividade floresça.  Se o ambiente não o permitir, mude de ambiente.

11.    Respeite o tempo dos outros. Se tratássemos os outro como gostaríamos de ser tratados, não haveria tantas interrupções desnecessárias, tantos telefonemas, e-mails e correspondência sem finalidade.  Acumule suas perguntas, seus comentários e pedidos e interrompa seus colegas ou coordenador com menos freqüência.

12.    Não procrastine (adie, demore, delongue). Para que deixar para depois o que pode ser agora, com calma e cuidado? Se for uma tarefa muito complexa ou extensa, divida-a e faça um pouco de cada vez. Se não for agradável, faça-a agora e livre-se dela de uma vez por todas.  Adiar tarefas significa perder tempo, aumentar seu estresse e ajudar a tornar desagradável seu dia - e o dos outros.

13.    Livre-se das revistas. Não as deixe acumular.  Assim que receber uma revista, destaque os artigos que lhe interessam, guarde-os em uma pasta (que pode se chamar "artigos interessantes"), e jogue fora o resto.  Ou tire fotocópias dos artigos se as revistas não puderem ser rasgadas.

14.    Programe um tempo com sua família. Não use o planejamento de tempo só para o trabalho.  Programe seu tempo pessoal e o tempo com sua família também.  Geralmente as atividades que são levadas a cabo são as que foram programadas.

15.    Diga não com mais freqüência. Algumas pessoas dizem "sim" simplesmente porque estão disponíveis ou não querem ofender quem está pedindo.  Certifique-se que o pedido é compatível com seus objetivos antes de concordar em ajudar.  Tenha tanto respeito por seu tempo como tem pelo tempo dos outros.  Lembre-se, cada vez que você diz "sim" a alguma coisa, está dizendo "não" a algo mais que poderia ser feito para seu trabalho, para seus alunos e para sua família .

16.    Delegue mais. Delegar resgata seu tempo para as tarefas mais importantes.  Se não tiver ninguém para delegar suas tarefas, delegue ao seu computador.  Ele pode ajudar, por exemplo, se você for um educador, em seus planejamentos de aula, ou em seu controle de presenças e notas.  Esteja sempre informado sobre novidades da informática que podem poupar seu tempo.

17.    Tenha apenas um planejamento de tempo. Você é uma pessoa só, sendo assim, mantenha somente um planejamento ou você logo terá prioridades brigando entre si.  Use a mesma agenda para atividades programadas para o trabalho e para a família.  E sempre a leve quando for a reuniões, cursos, ou para casa.

18.    Evite o estresse. Reconheça que não pode fazer e ser tudo ao mesmo tempo.  Seja organizado, eficaz e eficiente sem se martirizar porque não pode fazer o impossível.  Não é o ambiente estressante, mas sua reação a ele o que causa danos.  Sua saúde deve ser sua prioridade número um.

19.    Pratique o "Princípio de Pareto". A regra "80-20" sugere que 80% de seus resultados são conseguidos por apenas 20% das coisas que você faz.  Foque em suas prioridades, e se não conseguir fazer tudo, deixe para depois as tarefas menos importantes.

20.    Ponha seus objetivos por escrito. Tempo é vida.  Não o deixe passar em brancas nuvens.  Determine onde gostaria de estar daqui a 10 ou 5 anos e coloque estas metas no papel. Programe então o momento em que vai trabalhar nesse sentido.  Onde você estará em 10 ou 5 anos é determinado pelo que você está fazendo hoje, amanhã e na semana seguinte.

Harold Taylor Time Consultants Inc.